Можно ли использовать электронный журнал для регистрации приказов

advocatus54.ru

Правовед.RU 504 юриста сейчас на сайте

  • Трудовое право
  • Категории

Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу таких как прием,увольнение,перевод. Свернуть Виктория Дымова Сотрудник поддержки Правовед.ru Похожие вопросы уже рассматривались, попробуйте посмотреть здесь:

  1. Обязательно ли вести личные дела сотрудников в образовательном учреждении?
  2. Обязательно ли делать временную регистрацию человеку, проживающему в чужом городе и квартире?

Ответы юристов (2)

  1. Все услуги юристов в Москве Судебное представительство Москва от 30000 руб.

    Составление жалоб Москва от 3000 руб.

Внимание При этом на последней странице делается заверительная надпись: В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью листов Начальник отдела кадров (подпись) (расшифровка подписи) « » 20 г.

Журнал регистрации приказов по личному составу: особенности заполнения

Среди них выделяют следующие приказы:

  1. . Рождение малыша и последующее его воспитание;
  2. Премирование. Выплата дополнительных денежных средств за хорошее выполнение своих , по поводу праздничных мероприятий и т.д.;
  3. Увольнение. Расторжение договора или решение уйти по собственному желанию;
  4. Командировка. Направление на определенный срок для исполнения трудовых обязанностей;
  5. Прием на работу. Здесь возможны различные варианты, учитывающие основное место, вахтовый метод, и т.д;
  6. Перемещение работника. Такой документ свидетельствует о продвижении по службе, работу в новом отделе, смене территории закрепления или размера оплаты труда;
  7. Вредные условия труда. Назначение командировки или специального отпуска

На протяжении всего срока работы кадровой службы в организации составляется огромное количество документов, которые необходимо постоянно систематизировать и правильно хранить.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа.

Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например: № 26-р – в распоряжениях; № 26-лс – в приказах по личному составу; № 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний. Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Как вести журналы регистрации приказов: в электронном виде или только бумажном?

Более подробно о вы можете узнать в статье.

Данные журналы учета необходимо хранить в течение пяти лет со дня его оформления. Также, в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, то экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах.

Также бывают журналы, где описаны отпуска или . Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости. Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации.
Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала.

Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов. Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

Шпаргалка делопроизводителя

Соответственно регистрируются эти виды приказов также в разных журналах. Приказы по личному составу должны регистрироваться в отделе кадров.

  • Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
  • Приказ регистрируется в день его подписания. В крайнем случае — на следующий день.
  • Нумерацию в бумажном журнале регистрации приказов нужно вести шариковой ручкой одного цвета.
  • Приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует служба делопроизводства.
  • Перед регистрацией нужно проверить: есть ли подпись руководителя, собраны все визы согласования, правильно ли оформлен приказ.

Регистрация приказов должна производиться в тот же день, но часто бывает, что приказ просят зарегистрировать задним числом.

Журнал регистрации приказов: форма, ведение и хранение в 2018 году

В 2018 году не планируется введение унифицированной формы ведения данного журнала.

В связи с этим, как и ранее, каждая организация вправе на свое усмотрение и в соответствии со спецификой своей деятельности разработать и внедрить в делопроизводство свой вариант данного документа. Если форма журнала остается свободной, то сроки хранения данного документа подлежат строгой регламентации и не могут быть установлены самостоятельно.

Срок хранения обусловлен типом приказа и может варьироваться в широком диапазоне — от 5 лет до 75. В данном случае представляется целесообразным иметь на вооружении несколько журналов для приказов с разными сроками хранения.

В одном, срок хранения которого равен 75 годам, будут фиксироваться приказы: о приеме на работу; о перемещении; о совмещении; о переводе; об увольнении; об аттестации, повышении квалификации об изменении фамилии; о поощрении, награждении; об оплате труда, премировании, различных выплатах; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда; об отпусках по уходу за ребенком; об отпусках без сохранения содержания о дежурстве по профилю основной деятельности; о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

Как оформить и как вести журнал регистрации приказов

А теперь представим ситуацию: при оформлении пенсии давно уволенный сотрудник просит предоставить ему копию или выписку из приказа об увольнении. Приказы по персоналу хранятся 75 лет в архиве компании, за это время может скопиться огромное количество папок с приказами, каждую из которых придётся пролистать, поэтому на поиски нужного документа можно затратить несколько рабочих дней.Из этой ситуации можно вывести следующее: при оформлении дела данные о вкладываемых в папку документах нужно вносить в журнал, который потом приложить к закрытому делу.Кроме того, регистрационный журнал может стать доказательством того, что приказ был издан и зарегистрирован в указанный срок, а не распечатан вчера и не оформлен задним числом.Пример В суде разбирается дело о незаконном увольнении за нарушение дисциплины.

Совет 1: Как вести журнал о регистрации приказов

В качестве приложения к локальному акту компании составьте журнал регистрации приказов.

Учтите, что разные виды распоряжений фиксируются в отдельных журналах, так как у них отличается срок хранения. К примеру, приказы по личному составу хранятся 75 лет. Далее рассматривается порядок заполнения такого журнала.

2 На титульном листе журнала по регистрации приказов напишите полное наименование документа заглавными буквами. Затем укажите название организации. Если компания достаточно крупная, для каждой службы желательно вести такой журнал отдельно. Укажите дату, когда фактически заведен документ. 3 В первой графе укажите порядковый номер распоряжения.

Во втором столбце напишите персональные данные, наименование должности лица, ответственного за ведение журнала.