Авансовый отчет как выдавать деньги

Сколько и кому можно выдать деньги в подотчет + оформление

Таким образом выдать аванс на будущие расходы можно не только штатному сотруднику, но и своим подрядчикам. К примеру организация наняла работников по гражданско-правовому договору для выполнения определенного объема работ. Для их выполнения потребуется покупка материалов. Соответственно, выдать таким работникам денежные средства для закупки материалов подточит можно (Читайте также статью ⇒ ).До недавнего времени для получения подотчетных денег сотруднику нужно было написать заявление.

Но с 19 августа 2017 года делать это необязательно.

Получать теперь подотчетные деньги могут даже те работники, которые по предыдущему авансу еще не отчитались.

Карьера

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п.

Такие изменения содержатся в Указаниях Центробанка №4416-У.Так как заявления работникам выдаче подотчетных сумм писать не требуется, их нужно заменять приказом (распоряжением) руководителя компании.
11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, далее — Порядок). Работник выручил коллегу подотчетными деньгами. Ситуации бывают разные. Например, два специалиста направлены в командировку. Работодатель обеспечил их проездными документами, забронировал номера в гостинице, выдал суточные.
Находясь в командировке, один из работников получил травму, которая потребовала срочного дорогостоящего лечения.

Его коллега помог быстро оплатить медицинские услуги из суммы своих суточных.

С одной стороны, налицо нарушение установленной нормы. С другой — нельзя поступить иначе.

Как быть работодателю? Мы предлагаем в подобных ситуациях руководствоваться общим правилом: сколько получил, за столько отчитайся.

Выдача в подотчет: правила. Образец заявления на выдачу денег в подотчет

Если таковая имеется, то документ принимать нельзя.

Сотрудник должен составить заявление на выдачу в подотчет (директору) в произвольной форме. В тексте должны быть указаны сумма и срок получения средств.

Руководитель должен подписать заявление. Далее бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер (КО-2). На основании этого документа кассир, по предъявлению паспорта сотрудником, выдает ему наличные деньги. Ордер подписывается кассиром и получателем. Операция должна быть отображена в кассовой книге.

Заявление на выдачу денег в подотчет должен писать также и руководитель. С ним у компании заключен такой же договор, как и с остальными сотрудниками. Если заявление отсутствует, налоговые органы могут удержать дополнительные суммы НДФЛ.

Сотрудник должен отчитаться об использовании денег.

Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете

С 2014 года ситуация изменилась:

  1. Работодатели получили возможность выдавать денежные суммы под отчет безналичным путем с помощью перевода на банковскую карту сотрудника (его лицевой счет). Это подтвердил Минфин в своем письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
  2. Теперь подотчетными лицами также могут быть и внештатные сотрудники, работающие по гражданским договорам. Они в п. 5 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У также именуются работниками.

Нелишним будет также установление работодателем перечня лиц, которые могут получать денежные суммы под отчет.

Такой перечень утверждается приказом руководителя предприятия или приводится в учетной политике.

Лица, получившие деньги под отчет, должны составить авансовый отчет на потраченные ими денежные суммы, а также предоставить первичные документы, доказывающие расходы.

10 ошибок, которые совершают бухгалтеры, выдавая деньги под отчет

Чтобы не допускать просчетов в работе, сегодня необходимо руководствоваться Указанием Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У.

Однако основные ошибки совершаются не по причине незнания новых норм законодательства. Причина их скорее в привычке неверно выполнять ту или иную операцию при оформлении средств.

Вот о них мы и поговорим в этой статье. Ошибка № 1. Без заявленияСредства выдаются под отчет без получения заявления от лица, которому передаются деньги. Например, компании нужно срочно сделать нотариальные копии документов, чтобы успеть, бухгалтер просто выдает средства, не требуя с сотрудника соответствующее заявление.

Впоследствии о такой бумаге никто также не вспоминает. Однако отсутствие заявления является ошибкой. Согласно пункту 6.3. Указания № 3210-У для выдачи наличных под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности, должен быть оформлен расходный кассовый ордер по форме 0310002.

Заявление о выдаче денег под отчет и важные правила работы с подотчетными

Согласны с этим и в ЦБ РФ (письмо от 02.10.14 № 29-1-1-6/7859). Правда, у компании нет таких же мер воздействия на подрядчика, как на работника.

В частности, она не может удержать у него деньги из зарплаты (ст. 137 ТК РФ). Поэтому не исключено, что «физик» выполнит работы, а отчет так и не сдаст. Избежать таких ситуаций помогут формулировки в договоре.

Например, в тексте можно записать: «Подрядчик получает деньги под отчет на покупку материалов, необходимых для выполнения работ. В течение трех рабочих дней после истечения срока Подрядчик обязуется представить Заказчику авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

В случае нарушения данного срока Заказчик начисляет неустойку в размере 1 процента от выданных средств». Правило № 2 Деньги можно выдать наличными или перечислить на карту Деньги под отчет можно выдавать любым способом — наличными или перечислить на карту (зарплатную или корпоративную).
Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в период 3 дней после крайней даты срока.

Далее проводится его проверка и утверждение руководителем. Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте . Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции.

Порядок выдачи авансов подотчетным лицам (нюансы)

На основании этого заявления, подписанного руководителем, с проставленной датой, в бухгалтерии выписывается расходный кассовый ордер и происходит выдача аванса подотчетному лицу. Отчитаться за полученные средства подотчетник должен в течение 3 дней после завершения последнего дня, на который выданы деньги, или после выхода на работу. Необходимо составить авансовый отчет и приложить к нему оправдательные документы о том, что расходы проведены целенаправленно.

Проверка и утверждение отчета главным бухгалтером и руководителем проводятся в срок, установленный приказом или учетной политикой организации.

Взять наличные деньги в качестве аванса под отчет работник может только при условии, что он не имеет долга по ранее полученным подотчетным суммам. Перед выдачей бухгалтер обязан проверить состояние расчетов с конкретным сотрудником на наличие его задолженности перед организацией.

Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?

  • Получить ДС в кассе предприятия по расходному кассовому ордеру или на банковскую карту.

ВАЖНО!

Прежде чем получить новую сумму в подотчет, сотрудник должен погасить задолженность по ранее выданным авансам путем предоставления авансового отчета или возврата неизрасходованных ДС.

  • В течение 3 дней после окончания срока, указанного в заявлении, предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением надлежаще заполненной первичной документации.

Бланк авансового отчета можно скачать на нашем сайте — .